HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG XUẤT HÓA ĐƠN TỰ ĐỘNG
Đối tác tích hợp: Công ty Cổ phần Dịch vụ T-Van Hilo
A. TỔNG QUAN VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG TÍNH NĂNG
1. Mục tiêu của tài liệu: Tài liệu này hướng dẫn chi tiết cách Seller sử dụng tính năng xuất hóa đơn tự động thông qua hệ thống Buymed và đối tác Hilo
2. Đối tượng áp dụng: Dành cho Seller hoạt động trên sàn Buymed
3. Lợi ích khi sử dụng
– Tự động hóa quy trình xuất hóa đơn
– Giảm thiểu thao tác thủ công, sai sót
– Phát hành hóa đơn hợp lệ
– Đồng bộ dữ liệu nhanh chóng giữa hệ thống Buymed – Hilo – Thuế
4. Chi tiết tính năng
a. Tổng quan: Tính năng này giúp Seller phát hành hóa đơn GTGT dựa trên đơn hàng đã giao cho khách. Việc phát hành được thực hiện qua Hilo – đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
b. Yêu cầu chuẩn bị
– Có tài khoản Seller Center trên Buymed
– Có chữ ký số Token hoặc dịch vụ HSM
– Đã hoàn tất đăng ký mẫu số/ ký hiệu hóa đơn với Cơ quan thuế
– Đăng ký tính năng tại mục Thiết lập hóa đơn
c. Hướng dẫn sử dụng tính năng
Bước 1: ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG DỊCH VỤ
– Truy cập: Hồ sơ -> Thiết lập hóa đơn -> Chọn “Xuất hóa đơn tự động qua Hilo”
– Nhập thông tin liên hệ, mẫu số, ký hiệu
– Chọn hình thức: Tự quản lý hoặc ký tự động bằng HSM
– Gửi yêu cầu
Bước 2: THIẾT LẬP VÀ TÍCH HỢP
– Sau khi Seller hoàn tất thủ tục đăng ký, Buymed sẽ kết nối thông tin vào hệ thống.
– Nếu chọn Tự quản lý:
+ Hilo cấp tài khoản Portal & Token ký số
+ Seller cung cấp mẫu số, ký hiệu, tài khoản, token cho Buymed
– Nếu chọn Ủy quyền HSM:
+ Seller mua HSM từ Hilo, ủy quyền cho Buymed truyền dữ liệu hóa đơn
=> Seller vẫn là đơn vị phát hành, Buymed chỉ hỗ trợ truyền thông tin.
Bước 3: PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN
– Khi đơn hàng ở trạng thái đã giao hoặc đang giao:
+ Buymed gửi yêu cầu xuất hóa đơn
+ Seller tự ký hoặc hệ thống Hilo tự ký qua HSM
+ Hóa đơn được gửi đến CQT để cấp mã và chuyển đến khách hàng
Tùy theo hình thức quản lý hóa đơn mà Seller đã chọn, cơ chế vận hành chi tiết như sau:
- Nếu chọn Nhà bán hàng quản lý:
– Seller nhận thông báo từ Buymed khi đơn hàng đủ điều kiện phát hành hóa đơn
– Seller đăng nhập Hilo Portal để kiểm tra, ký hóa đơn bằng Token
– Sau khi ký, hệ thống Holo gửi hóa đơn lên Cơ quan Thuế và trả hóa đơn đã cấp mã về cho khách hàng
- Nếu chọn Ủy quyền Buymed quản lý:
– Seller đã mua HSM và ủy quyền cho Buymed truyền dữ liệu xuất hóa đơn
– Buymed tự động gửi thông tin đơn hàng sang Hilo để hệ thống tự ký số qua HSM
– Hóa đơn sẽ được cấp mã và gửi tự động đến khách hàng mà không cần thao tác thêm từ Seller
Lưu ý: Trong cả hai trường hợp, Seller vẫn là đơn vị phát hành hợp pháp. Buymed chỉ đóng vai trò truyền dữ liệu và đồng bộ trạng thái
d. Các lưu ý quan trọng
Hóa đơn cần được phát hành trong vòng 10 ngày tùy vào thời điểm và Seller đã đăng ký trước đó:
– Theo từng đơn hàng (SO):
+ Áp dụng khi mỗi đơn hàng được giao trọn vẹn một lần
+ Hóa đơn được phát hành khi trạng thái SO là “Đã giao”
+ Hạn gửi hóa đơn: Trong vòng 10 ngày từ khi giao hàng
– Theo từng đơn hàng (DO):
+ Áp dụng đơn hàng được chia thành nhiều lần giao
+ Mỗi lần giao hàng sẽ tương ứng với một hóa đơn riêng
+ Hóa đơn được phát hành khi trạng thái DO là “Đang giao”
+ Hạn gửi hóa đơn: Trong vòng 10 ngày kể từ thời điểm giao
– Seller cần thao dõi mail hoặc Seller Center để ký đúng hạn
+ Qua email:
+ Qua Seller Center:
– Nếu có hoàn hàng, hệ thống sẽ gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn:
B. BẢNG CHÀO GIÁ DỊCH VỤ XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ QUA HILO
1. Dịch vụ hóa đơn điện từ Hilo – invoice
2. Dịch vụ chữ ký số Server – HSM
Ghi chú:
– Hilo là Tổ chức Giải pháp và Truyền nhận về hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế cấp phép
– Phần mềm, dịch vụ Hóa đơn điện tử của Hilo không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT
– Báo giá này không bao gồm các chi phí về bản quyền hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, các phần mềm liên quan,…
– Báo giá chưa bao gồm 10% thuế VAT của dịch vụ Chữ ký số Server – HSM
– Báo giá có hiệu lực từ ngày ban hàng
C. CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP
- Nhà bán hàng đang sử dụng phần mềm xuất hóa đơn khác thì có sử dụng được tính năng xuất hóa đơn tự động qua Hilo không?
Trả lời: Có. Pháp luật không cấm sử dụng đồng thời nhiều đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử nên Nhà bán hàng vẫn có thể kishcj hoạt dịch vụ xuất HĐĐT tự động qua Hilo bên cạnh phần mềm đang sử dụng. - Tên sản phẩm trên hóa đơn lấy từ đâu?
Trả lời: Hiện tại hệ thống xuất HĐĐT tự động chỉ đồng bộ tên sản phẩm theo dữ liệu từ Buymed. Tính năng dùng tên Seller cung cấp dự kiến sẽ ra mắt trong Quý 3/2025. - Nhà bán hàng có thêm logo hoặc thay đổi mẫu hóa đơn được không?
Trả lời: Nhà bán hàng có thể thêm logo để cá nhân hóa. Tuy nhiên, mẫu hóa đơn (layout, font, khung) là cố định và chưa hỗ trợ tùy chỉnh. - Làm sao để hệ thống kiểm tra MST của Khách hàng?
Trả lời: Buymed tự động đối soát MST với Cơ quan Thuế; Chỉ những đơn hàng có MST hợp lệ mới được đẩy về để Seller xuất HĐĐT - Seller tự quản lý hay ủy quyền Buymed quản lý hóa đơn?
Trả lời:
+ Tự quản lý: Hóa đơn được lập ở trạng thái “Nháp” trên Hilo Portal (HP); Nhà bán hàng dùng Token ký số và phát hành thủ công
+ Ủy quyền Buymed: Hóa đơn tự động lập và ký số qua HSM đã đăng ký; Buymed hoàn toàn chạy quy trình phát hành thay Nhà bán hàng
Lưu ý: Trong cả hai trường hợp, Seller vẫn là đơn vị phát hành - HKD kê khai thuế khoán có dùng được không?
Trả lời: Không, HKD kê khai theo phương pháp khoán không được tự xuất HĐĐT. Nếu muốn, Nhà bán hàng cần chuyển sang kê khai theo phương pháp thông thường trước khi đăng ký dịch vụ. - Khi nào hóa đơn được xuất?
Trả lời:
+ Theo SO (đơn hàng): Khi trạng thái đơn “Đã giao”
+ Theo DO (lần giao hàng): Khi trạng thái “Đang giao” – Đơn hãng xuất kho - Hệ thống chỉ xuất những hóa đơn nào?
Trả lời: Theo nhu cầu của Nhà bán hàng
+ Nhà bán hàng yêu cầu chỉ xuất hóa đơn cho Khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn: Chỉ xuất với đơn hàng thỏa cả hai điều kiện: Có yêu cầu xuất hóa đơn và MST hợp lệ
+ Seller yêu cầu xuất toàn bộ:
– Đơn hàng yêu cầu: Xuát đầy đủ thông tin của khách hàng
– Đơn hàng không yêu cầu: Xuất “Khách hàng không lấy hóa đơn” - Còn những hóa đơn cũ trước khi đăng ký dịch vụ thì sao?
Trả lời: Hệ thống vẫn hỗ trợ xuất HĐĐT cho đơn hàng phát sinh trước thời điểm Nhà bán hàng kích hoạt dịch vụ nếu Nhà bán hàng có yêu cầu hỗ trợ. - Nhà bán hàng có thể điều chỉnh thông tin trước khi phát hành không?
Trả lời: Với phương án tự quản lý, Nhà bán hàng có thể chỉnh sửa dữ liệu ở trạng thái “Nháp” trước khi tự ký số và phát hành. - Nếu cần điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn đã phát hành?
Trả lời: Vui lòng thực hiện trên Hilo Portal (HP) theo quy trình điều chỉnh/ thay thế của CQT - Hóa đơn phát hành có đồng bộ với Seller Center (SC) và gửi tới Khách hàng không?
Trả lời: Có. Khi phát hàng, HĐĐT tự động đồng bộ về SC để Seller kiểm tra, đồng lời gửi đến email của khách hàng - Có tích hợp với phần mềm kế toán khác được không?
Trả lời: Hiện tại chưa hỗ trợ. Nhà bán hàng cần chờ Buymed phát triển tính năng tích hợp trong các giai đoạn tiếp theo
Mọi thắc mắc vui lòng gửi yêu cầu hỗ trợ tại các kênh hỗ trợ của Buymed (Chatbox, email, phiếu hỗ trợ).
